M-Files - Document Management Solutions 

Dokumenten Management System (DMS) und digitale Ablage

Die Digitalisierung stellt neue Anforderungen. Für die geplante Effizienzsteigerung und Kostensenkung ist ein Dokumenten Management die Lösung. Komplizierte Ablagestrukturen und aufwändiges Archivierungs- und Dokumentenhandling werden vereinfacht oder sogar eliminiert.

Die innovative ECM/DMS-Technologie stellt sicher, dass die Nachvollziehbarkeit der Dokumentenentstehung, deren Weiterentwicklung oder Löschung in einem Workflow, gewährleistet wird. Die Unternehmensprozesse werden digitalisiert und nahtlos in Ihre bestehende IT-Landschaft integriert.

Enterprise Content Management (ECM) - Digitalisierung für Ihr Unternehmen

Die digitale Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Archivierung und Bereitstellung von Dokumenteninhalt unterstützt Ihre Prozesse. Der visionäre Ansatz von M-Files ist der programmübergreifende Einsatz. Der Speicherort wird unwichtig. Die Software sortiert die Daten automatisch nach den Zusammenhängen und über die Volltextsuche sind die Dokumente schnell auffindbar. M-Files 2018 Video (english)
 


Die wichtigsten Funktionen von M-Files

Einfaches Speichern von Dokumenten
Das Hinzufügen von Dateien und Dokumenten in den Datentresor ist ein Kinderspiel. Das Dokument einfach speichern und M-Files mitteilen um welche Art Inhalte es sich handelt. Video

Dokumente auf Papier einscannen
M-Files Capture automatisiert Ihre papierbasierten Prozesse. Das funktioniert mit jedem USB-Scanner, sodass die Kompatibilität immer gewährleistet ist. Einfach einscannen und speichern, M-Files übernimmt den Rest. Video

Inhalte über ihre Eigenschaften und nicht über ihren Speicherort finden
Manchmal scheint es unmöglich das richtige Dokument zu finden wenn es gebraucht wird. Wo war die Datei nochmal gespeichert? Wer hat sie zuletzt bearbeitet? Was wäre wenn es egal ist? M-Files organisiert alle Dateien inhaltsbezogen. Auf diese Weise müssen Sie nie mehr darüber nachdenken wo die Datei gespeichert wurde und welches die aktuelle Version ist. In M-Files werden die Dokumente nach Metadaten zum Beispiel nach Rechnung, Kunde oder Datum gefunden. Die Volltextsuche unterstützt die Benutzerfreundlichkeit. Video


Dynamische Ansichten
Die dynamischen Ansichten sind virtuelle Ordner die Information automatisch organisieren. Alles ist in M-Files so organisiert, dass der Schwerpunkt darauf liegt WAS gespeichert wurde und nicht WO es gespeichert wurde. So sind Sie in der Lage, Dokumente und andere Elemente genau so anzuzeigen und zu verwalten wie Sie es möchten. Video


Von überall auf wichtige Informationen zugreifen
M-Files Mobile macht Ihre M-Files Datenverwaltung, Dokumente und Workflows inbegriffen, von überall zugänglich. Sogar dann, wenn Sie sich nicht im Büro befinden. Die Mobile-Apps von M-Files können vom Apple App Store, von Google Play und vom Windows Store heruntergeladen werden. Video


Dokumentenfreigabe leicht gemacht
Wenn Ihr Verfahren zur Dateifreigabe das Anhängen von Dateien an E-Mails sowie das Versenden von verschiedenen Versionen eines Dokuments innerhalb Ihres Unternehmens mit sich bringt, dann haben wir  eine bessere Alternative für Sie. Mit M-Files können Sie Ihre Dokumente freigeben indem Sie einfache Hyperlinks direkt zu Dokumenten in Ihrem Datentresor erstellen. Video
Zusammenarbeit im Team
M-Files vereinfacht die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Checken Sie das gewünschte Dokument aus M-Files aus. Auf diese Weise wird vermieden, dass ein anderer Mitarbeiter es bearbeitet. Wenn Sie mit der Bearbeitung des Dokuments fertig sind, checken Sie dieses wieder ein, damit die anderen Mitarbeiter sehen können welche Änderungen Sie vorgenommen haben. Durch Rechtsklick kann der Änderungsverlauf eines Dokuments angezeigt werden. Video


Dokumentenvorlagen
Einfach und schnell Vorlagen erstellen. Die automatischen Kerndaten einfügen beispielsweise für standardisierte Verträge, Vereinbarungen oder andere Dokumente. Video

Arbeitsabläufe optimieren
Benutzen Sie die automatisierten Workflows um Routinearbeiten wie Vertragsannahmen, Inhaltskontrollen, Rechnungsstellungen usw. zu vereinfachen und zu beschleunigen, während Sie produktiv bleiben und dabei vollkommen richtlinienkonform arbeiten. Sehen Sie sich das Video an, um zu erfahren, wie M-Files automatisch jeden Schritt eines Workflow-Ablaufs prüft und Ihnen eine Benachrichtigung sendet wenn Ihr Eingreifen erforderlich ist. Einfach, schnell und vollkommen integriert in M-Files. Video

Mobile eSigning
Die Funktion "Mobiler Zugriff" von M-Files erlaubt es Unternehmen aus streng regulierten Branchen auch ausserhalb der firmeneigenen Installationen normgerecht vorzugehen. Die in M-Files integrierte eSignature-Funktion ermöglicht es Unternehmen, Dokumente gemäß Bestimmungen wie beispielsweise FDA 21 CFR PART 11 und EudraLex Band 4 Anhang 11 mit konformen elektronischen Unterschriften zu versehen. Video

Offline-Verfügbarkeit von Dokumenten
Wählen Sie auf dynamische Weise aus, welchen Inhalt Sie offline benötigen und M-Files sorgt dafür, dass Ihnen dieser zur Verfügung steht. Video

Automatische Berechtigungen
Die Verwaltung von komplexen Zugriffsrichtlinien gestaltet sich aufgrund der Einschränkungen der meisten Systeme als arbeitsintensive Angelegenheit. M-Files bietet eine unbegrenzte Kontrolle über jeden Inhaltstyp und sorgt gleichzeitig für eine einfache Verwaltung. Dies ist möglich da die Zugriffsberechtigungen basierend auf dem WAS ein Dokument beinhaltet, anstelle von WO es gespeichert ist, zugewiesen werden können. Mit den automatischen Berechtigungen von M-Files wird dem zuständigen Bereichsleiter eine gewisse Kontrolle zurück gegeben und den IT-Fachleuten Arbeit abgenommen. Video


Mehrwert eines Dokumenten Management Systems
M-Files Broschüre