Dokumenten-Management-System (DMS) 


Mehrwert eines Dokumenten Management Systems

Dokumente erfassen (Capturing)

Papierbasierte Belege werden mit einem Dokumenten-Scanner oder Multifunktionsgerät (MFP) erfasst und digitalisiert. Mittels Texterkennungssoftware können durchsuchbare PDF's generiert werden. Digitale Dokumente wie PDF's oder E-Mails können direkt ins DMS gespeichert werden. 

Dokumente schnell finden dank effizienter Suche

Mittels Volltextsuche werden durchsuchbare Dokumente in Sekundenschnelle gefunden. Zusätzliche Dokumenteigenschaften (Metadaten) wie Name des Verfassers, Datum, Beschreibung, Abteilung, Kategorie usw. garantieren zuverlässige Suchergebnisse.  

Jederzeit und überall auf wichtige Dokumente und Informationen zugreifen 

Hohe Flexibilität durch standortunabhängigen Zugriff. Dokumente werden von überall zugänglich, auch wenn man sich nicht im Büro befindet. Dokumente können jederzeit eingesehen oder bearbeitet werden.

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Durch einen Änderungsverlauf wird die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten verinfacht. Es ist ersichtlich, wer welche Veränderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat. 

Revisionssichere Archivierung 

Buchungsrelevante Dokumente wie Verträge, Belege oder Rechnungen werden revisionssicher archiviert. Die Ursprungsdatei bleibt erhalten und es kann jederzeit eine lückenlose Dokumentation vorgewiesen werden.

Platzersparnis

Bei den heutigen Lagerplatzkosten ist es betriebswirtschaftlich nicht sinnvoll, Raum für Archivzwecke zu verwenden. Ein DMS ist ein wichtiger Schritt zur Reduktion der Papierflut, indem physische Dokumente digitalisiert und anschliessend vernichtet werden. 

Sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff schützen

Vertrauliche Inhalte können mit Zugriffsberechtigungen geschützt werden, damit diese nicht in falsche Hände geraten.

Kompatibel mit MS-Office

Integration von Microsoft Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel...) für nahtloses Arbeiten.

Flexibel einsetzbar

Verwendung vor Ort auf dem eigenen Server (on premise) oder in der Cloud mögilch.




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