Dokumenten-Management-System (DMS) 


Mehrwert eines Dokumenten Management Systems

Dokumente einfach erfassen 
       
Papierbasierte Belege werden mit einem Dokumenten-Scanner oder Multifunktionsgerät (MFP) erfasst und digitalisiert. Mittels Texterkennungssoftware können durchsuchbare PDF's generiert werden. Digitale Dokumente wie PDF's oder E-Mails können direkt ins DMS gespeichert werden.
Dokumente schnell finden  Mittels Volltextsuche werden durchsuchbare Dokumente in Sekundenschnelle gefunden. Zusätzliche Dokument-Eigenschaften (Metadaten) wie Name des Verfassers, Datum, Beschreibung, Abteilung, Kategorie usw. garantieren zuverlässige Suchergebnisse.  

Standortunabhängiger Zugriff auf wichtige Dokumente Hohe Flexibilität durch standortunabhängigen Zugriff. Dokumente werden von überall zugänglich, auch wenn man sich nicht im Büro befindet. Dokumente können jederzeit eingesehen oder bearbeitet werden.

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten Durch einen Änderungsverlauf wird die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten vereinfacht. Es ist ersichtlich, wer welche Veränderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat. 

Revisionssichere Archivierung  Dokumente wie Verträge, Personlakten oder Eingangsrechnungen werden revisionssicher archiviert. Die Ursprungsdatei bleibt erhalten und es kann jederzeit eine lückenlose Dokumentation vorgewiesen werden.

Sensible Daten schützen Vertrauliche Inhalte können mit Zugriffsberechtigungen geschützt werden, damit diese nicht in falsche Hände geraten.

Kompatibel mit MS-Office Integration von Microsoft Office-Anwendungen (Outlook, Word, Excel...) für nahtloses Arbeiten.

Flexible Verwendung In der Cloud oder vor Ort auf dem eigenen Server (on premise) einsetzbar.

Platzersparnis Bei den heutigen Lagerplatzkosten ist es betriebswirtschaftlich nicht sinnvoll, Raum für Archivzwecke zu verwenden. Ein DMS ist ein wichtiger Schritt zur Reduktion der Papierflut, indem physische Dokumente digitalisiert und anschliessend vernichtet werden.


Situation ohne Dokumenten Management System