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Dokumenten-Management-System (DMS) - Mehrwert und Funktionen

Mehrwert und Funktionen eines Dokumenten Management Systems (DMS)

Funktionen

Dokumenten-Management-System (DMS) kurz erklärt

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software zur Ablage, Speicherung, Organisation, Verfolgung und gemeinsamen Nutzung elektronischer Dokumente.

Ein DMS stellt alle erforderlichen Managementfunktionen für Ihre Geschäftsprozesse bereit. Von der Vorlagenbibliothek über prozessbezogene Bearbeitungsfunktionen, bis hin zur Erzeugung nicht veränderbarer Formate für die revisionssichere Ablage.

Sämtliche Dokumente und auch ganze Dossiers, werden digitalsiert und mit Metadaten ergänzt. Auf diese Weise entsteht ein benutzerfreundliches Dokumentenmanagement, das die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen erheblich vereinfacht und beschleunigt.

Alle Dokumente sind rechtsicher archiviert und über den gesamten Lebenszyklus vor Verlust und Zerstörung geschützt.

DMS Fachbereiche:

Dokumente einfach erfassen 

Papierbasierte Belege werden mit einem Dokumenten-Scanner oder Multifunktionsgerät (MFP) erfasst und digitalisiert. Mittels Texterkennungssoftware können durchsuchbare PDF's generiert werden. Digitale Dokumente wie PDF's oder E-Mails können direkt ins DMS gespeichert werden.

Dokumente schnell finden

Mittels Volltextsuche werden durchsuchbare Dokumente in Sekundenschnelle gefunden. Zusätzliche Dokument-Eigenschaften (Metadaten) wie Name des Verfassers, Datum, Beschreibung, Abteilung, Kategorie usw. garantieren zuverlässige Suchergebnisse. 

Elektronische Rechnungskontrolle

Lieferantenrechnungen können digital und ortsunabhängig geprüft und signiert werden. Auf diese Weise bleiben keine Belege mehr liegen oder gehen gar verloren. Der Rechnungsfreigabeprozess wird dadurch erheblich vereinfacht und beschleunigt.

Revisionssicher archivieren

Dokumente wie Eingangsrechnungen, Verträge oder Personlakten werden revisionssicher archiviert. Die Ursprungsdatei bleibt erhalten und es kann jederzeit eine lückenlose Dokumentation vorgewiesen werden.

Jederzeit und überall Zugriff auf wichtige Dokumente

Hohe Flexibilität durch standortunabhängigen Zugriff. Dokumente werden von überall zugänglich, auch wenn man sich nicht im Büro befindet. Dokumente können jederzeit eingesehen oder bearbeitet werden.

Sensible Daten mit Zugriffsberechtigungen schützen

Vertrauliche Inhalte können mit Zugriffsberechtigungen geschützt werden. Um unbefugten Zugriff zu vermeiden, können Zugriffsrechte bis auf Mitarbeiter- und Dokumentenebene eingestellt werden.

Gemeinsam an Dokumenten arbeiten

Durch einen Änderungsverlauf wird die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten vereinfacht. Es ist ersichtlich, wer welche Veränderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat. Je nach Berechtigung können Anwender Dokumente öffnen und ändern, dabei werden Änderungen automatisch als neue Dokumentenversion angelegt, wodurch Transparenz und Nachvollziehbarkeit garantiert ist.

Flexibel einsetzbar mit verschiedenen Clients

Einsetzbar auf dem eigenen Server (on premise) oder cloudbasiert. Mehrere Client-Varianten stehen zur Verfügung, um Dokumente dort zu nutzen und zu bearbeiten, wo sie entstehen. Als Desktop-Client, als Webclient und als PlugIn für MS-Office erhältlich.

 

Datensicherheit dank digitalen Dokumenten

Physische Archive können durch Wasser oder Feuer zerstört werden. Durch dezentrale Daten-Backups, kann bei digitalen Archiven eine hohe Datensicherheit erreicht werden.

Platz und Lagerkosten sparen 

Bei den heutigen Lagerplatzkosten ist es betriebswirtschaftlich nicht sinnvoll, Raum für Archivzwecke zu verwenden. Ein DMS ist ein wichtiger Schritt zur Reduktion der Papierflut, indem physische Dokumente digitalisiert und anschliessend vernichtet werden.

Archivierung: