Dokumenten-Management-System (DMS) 

Was bringt ein Dokumenten-Management-System?

Ein Dokumenten-Management-System ist ein wichtiger Schritt zur Reduktion der Papierflut. Die zentrale Verwaltung der Geschäftsdokumente ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugriff. Eine innovative DMS-Technologie gewährleistet die Nachvollziehbarkeit der Dokumente von der Entstehung, über deren Weiterentwicklung, bis hin zur Löschung. 

Mehrwert eines guten Informationsmanagements

LEICHT ZUGÄNGLICH | überall, jederzeit und auf allen Geräten, sogar offline

DURCHSUCHBAR | Finden durch Volltextsuche und Suche nach Metadaten

SCHNELLE SUCHE | so einfach wie Google

SICHER | automatisch verwaltete Zugriffsrechte

SOFORT VERTRAUT | funkioniert wie Windows

KOMPATIBEL MIT OFFICE | Gewährleistung von Konformität und Optimierung

PROZESSUNTERSTÜTZUNG | von der Akquisition bis zum Abschluss

FLEXIBEL EINSETZBAR | lokal, in der Cloud und als hybride Lösung




Dokumente erfassen (Capturing)

Vor der Erfassung der digitalen oder physischen Dokumente gilt es zu entscheiden, welche Dokumente später digital benötigt werden und welche Metadaten erfasst und weiterverwendet werden sollen. Papierbasierte Belege werden mit einem Dokumenten-Scanner oder Multifunktionsgerät (MFP) erfasst und digitalisiert. Mittels Texterkennungssoftware können durchsuchbare PDF's generiert werden. Digitale Dokumente wie PDF's oder E-Mails können direkt ins DMS gespeichert werden. 

Dokumente finden

Dank Volltextsuche werden durchsuchbare Dokumente in Sekundenschnelle gefunden. Zusätzliche Dokumenteigenschaften (Metadaten) wie Name des Verfassers, Datum, Beschreibung, Abteilung, Kategorie usw. garantieren zuverlässige Suchergebnisse.  

Revisionssichere Archivierung und Versionierung

Buchungsrelevante Dokumente wie Verträge, Belege oder Rechnungen werden revisionssicher archiviert. Alle Änderungen sind dokumentiert und es wird automatisch eine „Versionierung“ der Dateien vorgenommen. Es ist ersichtlich wer welche Veränderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat und welche Version die aktuelle ist. Es kann auch nachvollzogen werden, wie die vorherige oder ursprüngliche Version ausgesehen hat.  Die Ursprungsdatei bleibt erhalten und es kann jederzeit eine lückenlose Dokumentation, beispielsweise bei der Betriebsprüfung, vorgewiesen werden.

Sicherheit

Ein Dokumentenmanagement macht das Bearbeiten, Verwalten, Versionieren und Archivieren Ihrer Dokumente einfach und sicher. Im Gegensatz zu digitalen Dokumenten können Papierbelege verloren gehen. Das Verschwinden von digitalen Dokumenten kann durch die Erstellung eines Zentralarchives mit diversen Back-up Funktionen verhindert werden.

Platzersparnis

Bei den heutigen Lagerplatzkosten ist es betriebswirtschaftlich nicht sinnvoll, Raum für Archivzwecke zu mieten. Ein DMS ist ein wichtiger Schritt zur Reduktion der Papierflut, indem physische Dokumente digitalisiert und anschliessend vernichtet werden. So spart man wertvollen Lagerplatz.


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