Dokumenten-Management-System (DMS) 

Mehrwert eines Dokumenten Management Systems

  • Effiziente Suche   
    Schnelles Suchen und  Finden durch Metadaten- und Volltextsuche. 

  • Reduktion der Papierflut 
    Bundesordner-Archiv auflösen und teuren Lagerplatz sinnvoller nutzen.
  • Immer und überall Zugriff auf alle Dokumente  
    Hohe Flexibilität durch standortunabhängigen Zugriff, sogar offline.

  • Sichere und schnelle Dokumentenablage 
    Geführte Ablage nach Dokumenteneigenschaften und nicht nach Speicherort.
  • Daten schützen 
    Sensible Daten mit Zugriffsberechtigungen schützen. 

  • Gemeinsam an Dokumenten arbeiten 
    Vereinfacht die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten durch einen Änderungsverlauf.
  • Sofort vertraut 
    Funktioniert wie Windows.
     
  • Kompatibel mit Office 
    Gewährleistung von Konformität und Optimierung. 
     
  • Prozessunterstützung 
    Automatisierte Geschäftsprozesse erleichtern die Zusammenarbeit im Team.
     
  • Flexibel einsetzbar 
    Lokal (on-prem), in der Cloud oder als hybride Lösung. 
      
  • Rechtssicherheit 
    Rechtskonforme Archivierung durch Sicherstellung der Unveränderbarkeit.

  • Datensicherheit 
    Kein Datenverlust durch extern gelagerte Mehr-Generationen-Backups. Bundesordner sind bei Elementarereignissen verloren. 




Dokumente erfassen (Capturing)

Papierbasierte Belege werden mit einem Dokumenten-Scanner oder Multifunktionsgerät (MFP) erfasst und digitalisiert. Mittels Texterkennungssoftware können durchsuchbare PDF's generiert werden. Digitale Dokumente wie PDF's oder E-Mails können direkt ins DMS gespeichert werden. 

Dokumente finden

Dank Volltextsuche werden durchsuchbare Dokumente in Sekundenschnelle gefunden. Zusätzliche Dokumenteigenschaften (Metadaten) wie Name des Verfassers, Datum, Beschreibung, Abteilung, Kategorie usw. garantieren zuverlässige Suchergebnisse.  

Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten 

Alle Änderungen sind dokumentiert und es wird automatisch eine „Versionierung“ der Dateien vorgenommen. Es ist ersichtlich wer welche Veränderungen zu welchem Zeitpunkt vorgenommen hat und welche Version die aktuelle ist. 

Revisionssichere Archivierung 

Buchungsrelevante Dokumente wie Verträge, Belege oder Rechnungen werden revisionssicher archiviert. Die Ursprungsdatei bleibt erhalten und es kann jederzeit eine lückenlose Dokumentation, beispielsweise bei der Betriebsprüfung, vorgewiesen werden.

Sicherheit

Im Gegensatz zu digitalen Dokumenten können Papierbelege verloren gehen. Das Verschwinden von digitalen Dokumenten kann durch die Erstellung eines Zentralarchives mit diversen Back-up Funktionen verhindert werden.

Platzersparnis

Bei den heutigen Lagerplatzkosten ist es betriebswirtschaftlich nicht sinnvoll, Raum für Archivzwecke zu mieten. Ein DMS ist ein wichtiger Schritt zur Reduktion der Papierflut, indem physische Dokumente digitalisiert und anschliessend vernichtet werden. So spart man wertvollen Lagerplatz.


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